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Questo tutorial ti mostrerà come impostare un calendario appuntamenti online per eventi di gruppo, come lezioni di fitness. Puoi adattare queste linee guide in base alle tue necessità.
Per esempio, se devi programmare delle escursioni di gruppo o sessioni di training aziendale, questo tutorial si applica altrettanto bene. Questo calendario appuntamenti online è conosciuto come Calendario a Capacità, il quale è usato per prenotazioni che possono essere fatte in simultanea da più persone.
Se invece necessiti di un’agenda appuntamenti online per un evento singolo, il Tutorial per eventi può essere più adatto alle tue esigenze.
Se stai pianificando di suddividere un evento in fasce orarie (da questo momento useremo il termine slot), in cui ognuna sia prenotabile da una singola persona, come un incontro serale per genitori insegnanti, il Tutorial Sistema a Risorsa è probabilmente ancora meglio.
Iscriversi ad un evento di gruppo
Una caratteristica peculiare di questo tipo di pianificazione è che l’amministratore può definire e aggiungere slot disponibili con una capacità predefinita. Gli utenti possono effettuare prenotazioni solo per determinati slot e non possono procedere con prenotazioni al di fuori di questi.
Questo calendario appuntamenti online è adatto se:
- devi organizzare più di un evento singolo
- gli utenti devono selezionare una data evento specifica dal calendario
- l’evento ha diverse componenti selezionabili separatamente
Questo tutorial mostra le seguenti personalizzazioni:
- utilizzare il calendario per pianificare eventi di gruppo
- aggiunta dell’ubicazione
- ricevere il pagamento per ogni partecipazione
Il risultato finale è visibile su Demo calendario per palestre.
Impostare il calendario appuntamenti online in 5 semplici step
Impostato un nuovo account, il modo più efficiente per impostare il vostro calendario è costruirne uno e provarlo direttamente:
Passo Imposta un calendario base usando il Nuovo Calendario Guidato
Seleziona la tipologia di calendario appropriata
Clicca su Nuovo Calendario nel menu principale del tuo Cruscotto. Sarai indirizzato al Nuovo Calendario Guidato per selezionare le impostazioni richieste del tuo sistema di prenotazione online.
La tua prima scelta dipende dal fatto che tu voglia impostare un calendario a Risorse, a Capacità o Multi-risorsa. Seleziona il Calendario a Capacità in questo tutorial, dal momento che più di una persona può frequentare una lezione fitness.
Dai un nome al tuo calendario appuntamenti online
Il titolo che darai al tuo calendario insieme al tuo nome account forma l’indirizzo URL che i tuoi clienti vedranno nella barra di ricerca del browser quando useranno il tuo calendario di prenotazione online.
Inserisci un nome breve ma descrittivo alla tua agenda appuntamenti online. Puoi sempre cambiarlo in seguito (così come il tuo nome account) ma fai attenzione, in questo modo l’indirizzo web del calendario cambierà di conseguenza e dovrai informare prima i tuoi utenti.
Un esempio di titolo per il calendario è “Fitness Club”, quindi clicca su Successivo.
Stabilisci la capacità e la durata della sessione
Determina quanti partecipanti possano frequentare la tua lezione di fitness selezionando Più volte: inserisci un valore corrispondente a quanti utenti possono entrare in un solo slot, in contemporanea e inserisci un numero inferiore per provare la funzione lista d’attesa. Potrai sempre modificarlo successivamente. Seleziona Illimitato se non vuoi limitare il numero di persone che possono unirsi alla lezione.
Imposta la lunghezza tipica di una lezione, che per questo tutorial, sarà di 60 minuti. Seleziona la Lista d’Attesa per offrire l’opzione, ai partecipanti, di introdurre il loro nome in una lista di attesa ordinata quando il tuo calendario è al completo.
Sotto Calendario seleziona Mostra un calendario con slot selezionabili da parte dell’utente, in modo che il tuo sistema di prenotazione online possa offrire più di una lezione. Cliccando su Termina crea il calendario e rendilo accessibile online.
Hai quindi creato un calendario appuntamenti online funzionante a tutti gli effetti. Il passaggio successivo mostra come impostare il programma delle lezioni per cominciare a testare il calendario.
Passo Prova il calendario per vedere se funziona come previsto
Per utilizzare la tua agenda appuntamenti online in qualità di amministratore, clicca su Utilizza nel menu. Questo tasto è visibile solo quando sei all’interno del sito nel ruolo di amministratore.
Gli utenti base vedranno lo stesso calendario ma con meno opzioni disponibili. Puoi trovare il tasto Utilizza anche sul tuo Cruscotto amministrativo.
Quando entri per la prima volta sul tuo sistema di prenotazione online, sarà vuoto. Molto di quello che vedi qui può essere configurato da regolando la visuale e le sue proporzioni. Per esempio, puoi scegliere di mostrare un giorno, una settimana o un mese per volta.
Crea uno slot per una nuova lezione
Inserisci la data e un titolo della lezione, per esempio “Pilates per Principianti”. Nel campo Descrizione puoi aggiungere immagini e spiegare anche di cosa tratta la lezione. Le immagini devono essere disponibili tramite link online qui (es. il nome dell’immagine deve iniziare con “http”).
In alternativa, puoi utilizzare lo spazio sopra il calendario per fornire una descrizione approfondita. Ci sono diverse opzioni di configurazione sotto la voce Layout, inclusa la funzione di cambio colore e aggiunta di immagini.
Selezionando lo slot appena creato, apparirà una lezione vuota senza alcuna iscrizione. Il link Nuova Prenotazione è utile se vuoi tu stesso aggiungere i partecipanti alla lezione, per esempio se accetti prenotazioni telefoniche. Considera che le persone che utilizzeranno il tuo calendario non saranno in grado di vedere le stesse funzionalità che vedi tu, in qualità di amministratore.
Fare una Prenotazione
Clicca su Nuova Prenotazione per creare una prenotazione cliente. Il calendario, di base, richiederà solo un nome, ma puoi configurarlo con l’aggiunta di dettagli ulteriori nella voce Procedura. Salva la prenotazione cliccando Crea la Prenotazione.
Ora la lezione mostra 1/3, che significa che un posto di tre disponibili è stato occupato.
Il simbolo di una v in verde indica che questa sezione ha ricevuto una prenotazione. Risulta comodo per i tuoi utenti permettendo loro di vedere rapidamente quale lezione hanno prenotato.
Modifica la lezione
Puoi modificare la lezione cliccando su Modifica Slot. Quando cambierai dettagli riguardanti una lezione, come per esempio l’orario di inizio, tutte le prenotazioni riguardanti quella lezione saranno spostate rispetto a quell’orario.
Passo Adatta la configurazione
Configurazione dello Schermo
Clicca su Configura per andare alle Impostazioni per vedere tutte le opzioni che puoi modificare. Puoi anche bloccare gli appuntamenti del tuo calendario online o cancellarlo definitivamente da questa pagina.
Determinare i parametri di risorsa
Risorse racchiude tutte le impostazioni che definiscono i parametri generali del tuo sistema di prenotazione online. La prima voce ha il compito di nominare la risorsa in modo appropriato, come in questo caso “Fitness Club”.
La nomenclatura che deciderai di utilizzare al posto dei nomi di base, “slot” e “prenotazione”, verrà utilizzata nel calendario – inclusi i messaggi di errore, le conferme e-mail e le pagine di supporto.
Imposta la Capacità
Puoi impostare il numero di quante persone possono partecipare ad una lezione e, se desideri creare un certo numero di lezioni a seconda della frequenza, puoi inserire il valore appropriato per ognuna di esse. Inserendo il numero zero disabiliterai del tutto il controllo limite dei partecipanti.
Il secondo campo individua il numero di posti che una singola persona può prenotare, in contemporanea, per lezione. Impostando questo valore oltre l’1 cambierà l’interfaccia dell’utente, andando a includere anche un valore di quantità al momento della prenotazione.
Per una lezione di fitness, è consigliabile lasciare il valore a 1, ma se stai vendendo dei biglietti per un recita teatrale, per esempio, dovresti permettere alle persone di comprare molteplici biglietti, in una volta sola.
Nel passaggio successivo, puoi specificare quante prenotazioni può fare un individuo, per il totale di tutte le lezioni. Puoi inoltre specificare che questo numero complessivo comprenda anche le prenotazioni passate. Così, quando viene raggiunto il numero totale, il cliente può solamente cambiare o cancellare le prenotazioni già esistenti, per poterne fare una nuova. Puoi infine specificare un numero limitato di appuntamenti che può essere prenotato lo stesso giorno o nella stessa settimana.
Ci sono due caselle di controllo che stabiliscono se i partecipanti possono prendere più appuntamenti, per la stessa lezione, e se le informazioni sulla capienza sia visibile ad altre persone, oltre che a te. Considera che il sistema può riconoscere la “stessa persona” solamente dal suo nome d’accesso.
Quindi se ammetti iscrizioni tramite la creazione del loro nome d’accesso (o se ammetti prenotazioni anonime), il sistema non potrà prevenire un duplice appuntamento preso da chi, per esempio, ha creato un secondo nome d’accesso uguale.
Configura la tua lista d’attesa
La voce Overbooking si riferisce alla lista d’attesa. Puoi scegliere sia di poter superare la capacità limite, sia inserire in lista i partecipanti fino a quando non venga cancellata una prenotazione.
Per ogni lezione viene creata una lista separata e se la casella che segnala l’inserimento automatico è spuntata, l’ordine con cui le persone inseriscono il loro nome, determinerà a chi verrà dato un posto in seguito a una cancellazione.
Se si accettano più prenotazioni per persona e qualcuno richiede più posti di quelli disponibili, verrà spostato in lista d’attesa. Al momento della prenotazione, apparirà un campo numerico che permette ai partecipanti di inserire il numero di posti che vogliono prenotare.
Aggiungi il campo Luogo
Puoi specificare dove si terranno le tue lezioni, aggiungendo l’indirizzo nel campo Luogo. Se hai lezioni multiple, l’interfaccia creerà una sezione per le informazioni addizionali. Quando pubblichi il calendario questa informazione è inoltre trasferita al corrispondente campo di ubicazione su Outlook o Google Calendars.
Imposta il prezzo e la durata
Puoi impostare il prezzo del tuo evento o raccogliere i dettagli della carta di credito (non i codici a 3 cifre del Credit Verification Value). Il valore inserito qui è unicamente di default in modo che tu possa adattarlo per ogni lezione individuale. Cliccando Imposta Prezzo, puoi creare dei prezzi personalizzati.
Nota che impostare un prezzo non significa che devi far pagare, a tutti gli effetti, le persone attraverso il sito. Puoi anche solo scegliere di mostrare il prezzo e procedere al pagamento in un altro modo. Puoi trovare più informazioni su come usare modalità di assegnazione dei prezzi e di pagamento sotto la voce Pagamento.
Sotto la voce Durata, puoi impostare una lunghezza standard per ogni slot e così modificare l’interfaccia utente con una visualizzazione ad orari. Pianificare tutti gli orari in base a giornate intere può essere una buona idea se utilizzi il tuo calendario appuntamenti online per eventi che si svolgono su più giornate.
Stabilire il controllo degli accessi
Il calendario è inoltre provvisto di impostazioni base per chi volesse iscriversi al tuo workshop. Puoi ovviamente chiedere ai partecipanti di creare un’utenza o permettere a chiunque possa vedere il calendario, di iscriversi per la tua lezione di fitness. Puoi trovare più informazioni riguardo questa opzione alla voce Controlla l’accesso al tuo Calendario.
Passo Prova il calendario come utente
Se si desidera indirizzare qualcuno direttamente ad un calendario specifico, è possibile trovare questo link nella tua pagina di configurazione tramite il tasto Impostazioni. Fatto questo, l’utente può cliccare sul link di login posto in alto a destra dello schermo.
Passo Aggiungere un sistema di registrazione al calendario nel tuo sito web
Ci sono essenzialmente due modi per far accedere le persone al tuo calendario:
- Creare un link al tuo calendario di appuntamenti SuperSaaS sul tuo stesso sito web.
- Incorporare la pagina SuperSaaS all’interno di un banner sul tuo sito web.
Puoi scoprirne di più consultando la documentazione di supporto che illustra come Aggiungere un calendario sul tuo sito web.
Il tuo calendario appuntamenti online può essere visualizzato dagli utenti in diverse modalità. Può essere inserito nel tuo sito web utilizzando un banner, usato su un dispositivo mobile o semplicemente collegato a SuperSaaS.
Se vuoi cambiare l’aspetto e lo schema dei colori del tuo calendario, puoi trovare più informazioni su come fare e su altre opzioni di configurazione alla voce Cambia lo Stile del Calendario.