Email e SMS che vengono generati durante i processi di registrazione e prenotazione possono essere personalizzati, così come i promemoria e i messaggi di follow-up. Quasi tutti i messaggi possono contenere stringhe di testo automatico che vengono sostituite da contenuto dinamico nel momento in cui il messaggio viene generato. Anche i messaggi video durante il processo di prenotazione possono essere personalizzati, ma con una sintassi leggermente diversa, visita la sezione Personalizzare i messaggi video di sistema.
Nella sezione Configura > Processo puoi scegliere di confermare gli appuntamenti via email e/o inviare agli utenti un promemoria qualche tempo prima dell’appuntamento. Di default, la email di conferma appuntamento contiene le seguenti informazioni:
Conferme e promemoria di prenotazione possono essere modificate nella sezione Configura > Layout, mentre le conferme di registrazione possono essere cambiate nella sezione Impostazioni Layout.
Il testo automatico sono “parole magiche” che vengono automaticamente sostituite da contenuto dinamico quando il messaggio viene generato. Questo ti permette, ad esempio, di rivolgerti ai tuoi clienti per nome o variare il messaggio in funzione della lingua utilizzata. Una “parola magica” è semplicemente una parola preceduta dal simbolo $, ad esempio $name. Nella tabella qui sotto trovi le stringhe di testo automatico utilizzabili nei messaggi di sistema.
| La parola… | …verrà sostituita con |
|---|---|
$name | Il nome del destinatario, se disponibile |
$dear | Scrive la frase “Gentile $name,” tranne nel caso che $name sia sconosciuto |
$login | Il nome utente di chi scrive (nulla nel caso di amministratore o utente non loggato) |
$subject | Il testo che segue $subject verrà utilizzato come oggetto della email, può contenere altre parole magiche |
$url | Un indirizzo web per condurre l’utente a una pagina specifica del calendario prenotazioni |
$modurl | Un link che contiene un token che permette la modifica della prenotazione senza dover fare login |
$action | Descrive l’azione che ha generato questa email. Esempio: ‘Il tuo appuntamento è stato $action’ → ‘Il tuo appuntamento è stato creato’ |
$details | Informazioni di dettaglio sulla prenotazione, ad esempio ora e luogo |
$replace | Cancella tutto il testo generato dal sistema, solo il tuo testo verrà visualizzato |
$nourl | Rimuove solo l’URL dal testo generato automaticamente dal sistema |
$id | L’ID della prenotazione, utile per una ricerca rapida nell’interfaccia supervisore |
$slot_id | L’ID dello slot al quale appartiene la prenotazione (solo sistema a capacità) |
$form_id | L’ID del form se questo oggetto ha un form allegato |
$start | L’ora di inizio e di fine di questa prenotazione. Utilizza $start_time oppure $finish_time per mostrare solo l’ora |
$created | La data di creazione di questa prenotazione, e l’ora dell’ultima modifica o della cancellazione |
$when | Visualizza ora di inizio e di fine dell’appuntamento, e in base alla configurazione aggiunge informazioni sul fuso orario |
$previous_start | Se l’appuntamento è stato aggiornato, mostra l’ora di inizio prima dell’aggiornamento |
$length | La durata dell’appuntamento nel formato H:MM o DD:HH:MM |
$ical | La prenotazione verrà allegata al messaggio di notifica sotto forma di file iCalendar |
$meeting_url | Mostra il link a Google Meet o Zoom se ce n’è uno |
$form | Se un form è collegato a questo oggetto, sarà allegato come file HTML |
$price | Prezzo della prenotazione. Per prenotazioni ricorrenti è il prezzo della prima |
$credit | Saldo crediti attuale dell’utente (dopo aver inserito l’appuntamento/prenotazione) |
$resources | Il nome delle risorse collegate (solo sistema multi-risorsa) |
$position | Mostra l’attuale posizione in lista d’attesa (solo sistema a capacità) |
$field_1 | Visualizza il valore dei campi personalizzati definiti nella sezione Configura, scheda Processo |
$field_1a | Visualizza il valore dei campi personalizzati definiti nella sezione Controllo Accessi |
$if "action" | Il resto della frase viene generato solo se action corrisponde all’azione effettuata. Vedi sotto per una lista di azioni possibili |
$else {messaggio} | L’istruzione $else può solo seguire un’istruzione $if. Il messaggio deve essere racchiuso in parentesi graffe e verrà visualizzato solo se il precedente $if non è vera. |
$title | Titolo, luogo, descrizione e quantità prenotata (solo sistema a capacità). Per calendari multi-risorsa $description rappresenta il nome della risorsa |
Normalmente il testo che crei tu viene aggiunto al testo di sistema. Comunque, se usi la stringa $replace in qualsiasi punto del messaggio, il tuo testo sovrascriverà quello di sistema nella sua interezza.
$if come spiegato più in basso.
I comandi possono anche essere concatenati. Il prossimo esempio di codice sostituisce il titolo solo in caso di creazione di un nuovo appuntamento, altrimenti lascia quello di default:
$if "created" {$subject Hai un nuovo appuntamento per il giorno $start}
I valori consentiti dopo l’istruzione $if sono: created, changed, deleted, approved, refunded, placed_on_the_waiting_list, changed_on_the_waiting_list, removed_from_the_waiting_list o placed (placed significa prelevato dalla lista di attesa e inserito nelle normali prenotazioni).
$if "placed_on_the_waiting_list" {Sei il numero $position in lista di attesa}
Puoi anche utilizzare uno specifico identificatore di lingua come IT, EN o ES per mostrare un certo messaggio solo nel caso in cui l’utente abbia selezionato quella particolare lingua sul calendario.
$if "ES" {Gracias} $else {Grazie}
$modurl
Il codice $modurl genera un link contenente un token che permette all’utente di modificare o cancellare il proprio appuntamento senza dover accedere al calendario.
Questa opzione è particolarmente utile se permetti agli utenti di creare appuntamenti senza doversi registrare, poiché in questo modo permetti loro di modificare il proprio appuntamento successivamente.
Puoi saperne di più leggendo questo articolo sul nostro blog.
Nota che le email vengono inviate in testo semplice, non è quindi possibile aggiungere codice HTML alle notifiche.
Di default, le notifiche email del tuo account vengono spedite con mittente norisposta@supersaas.com.
E’ una buona idea modificare questo indirizzo per rassicurare i tuoi utenti che il messaggio proviene effettivamente da te e per essere sicuro che le risposte arriveranno a te.
Puoi modificare questa impostazione nella sezione Impostazioni Layout.
Modificare l’indirizzo che compare nel campo “Da” fa in modo che la tua email risulterà come indirizzo mittente dei messaggi di sistema e che le risposte verranno recapitate a te. Questa opzione ha però un caveat: le notifiche corrono un rischio maggiore di essere considerate spam in quanto non possiamo “firmarle”.
Per essere conformi agli standard di internet circa la prevenzione dello spam, verrà aggiunto un header Resent-From: SuperSaaS, a meno che tu non aggiunga il nostro mail server nel record SPF del tuo DNS. Alcuni client di posta elettronica rendono visibile al destinatario l’header Resent-From.
L’header “Reply-to”, d’altro canto, continuerà a riportare norisposta@supersaas.com nel campo “Da”, ma la maggior parte dei client di posta elettronica mostreranno il tuo indirizzo email come mittente.
include:spf.supersaas.com
Nella sezione Gateway SMS del cruscotto amministrativo puoi personalizzare il contenuto dei promemoria SMS. Gli stessi codici di testo automatico utilizzati per personalizzare i messaggi email possono essere impiegati per personalizzare i messaggi SMS che invii ai tuoi clienti.
Il contenuto standard di un promemoria SMS è il seguente:
Promemoria: <titolo appuntamento> in data <data e ora>
Per esempio, ammettendo che tu non abbia modificato il testo standard del messaggio, un promemoria via SMS per una lezione di yoga apparirebbe così::
Promemoria: Yoga (Laura) in data 10/10/2024 18:00
Maggiori informazioni sulla configurazione dei promemoria via SMS sono disponibili nel tutorial relativo a conferme e promemoria.